Administración
de documentos III 201203112
LEY 962 DE 2005, LEY ANTITRAMITE
(DECRETO 0019 DE 2012)
Fecha: Mosquera, 8 de marzo de
2013:
ELABORADO
POR: Juan David Robles Gonzalez
OBJETIVO:
El presente
decreto tiene por objeto suprimir o reformar los trámites, procedimientos y
regulaciones innecesarios existentes en la Administración Pública, con el fin
de facilitar la actividad de las personas naturales y jurídicas ante las
autoridades, contribuir a la eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los
principios constitucionales que la rigen.
CAPITULOS:
1.
PRINCIPIOS
Y NORMAS GENERALES APLICABLES A LOS TRÁMITES Y PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
2.
SERVICIOS
PÚBLICOS, DE LA ATENCION A LOS USUARIOS DE LAS EMPRESAS DE SERVICIOS PÚBLICOS
3.
TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPUBLlCA
4.
TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR
ADMINISTRATIVO DEL INTERIOR
5.
TRÁMITES,
PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE RELACIONES
EXTERIORES
6.
TRÁMITES,
PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE HACIENDA Y CRÉDITO
PÚBLICO
7.
TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO
DE JUSTICIA Y DEL DERECHO
8.
TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES
DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE DEFENSA NACIONAL
9.
TRÁMITES,
PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE AGRICULTURA y
DESARROLLO RURAL
10. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE SALUD Y PROTECCIÓN SOCIAL
11. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS V
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DEL TRABAJO
12. TRÁMITES,
PROCEDIMIENTOS Y REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE MINAS Y ENERGIA
13. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE COMERCIO, INDUSTRIA Y TURISMO
14. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE EDUCACIÓN NACIONAL
15. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE AMBIENTE Y DESARROLLO SOSTENIBLE
16. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE VIVIENDA, CIUDAD Y TERRITORIO
17. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE TRANSPORTE
18. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE CULTURA
19. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN
20. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE INCLUSIÓN SOCIAL Y RECONCILIACIÓN
21. TRÁMITES, PROCEDIMIENTOS Y
REGULACIONES DEL SECTOR ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIÓN PÚBLICA
22. DISPOSICIONES FINALES
DESARROLLO DEL TEMA
ARTICULO 1.
OBJETIVO GENERAL. Los trámites, los
procedimientos y las regulaciones administrativas tienen por finalidad proteger
y garantizar la efectividad de los derechos de las personas naturales y
jurídicas ante las autoridades y facilitar las relaciones de los particulares
con estas como usuarias o destinatarias de sus servicios de conformidad con los
principios y reglas previstos en la Constitución Política y en la ley.
En tal virtud, el presente decreto tiene por objeto
suprimir o reformar los trámites, procedimientos y regulaciones innecesarios
existentes en la Administración Pública, con el fin de facilitar la actividad
de las personas naturales y jurídicas ante las autoridades, contribuir a la
eficiencia y eficacia de éstas y desarrollar los principios constitucionales
que la rigen.
ARTICULO 2.
AMBITO DE APLlCACION. El presente
decreto se aplicará a todos los organismos y entidades de la Administración
Pública que ejerzan funciones de carácter administrativo, en los términos del
artículo 39 de la Ley 489 de 1998 y a los particulares cuando cumplan funciones
administrativas.
ARTICULO 3. MORALIDAD. La actuación administrativa debe ceñirse a los
postulados de la ética y cumplirse con absoluta transparencia en interés común.
En tal virtud, todas las personas y los servidores públicos están obligados a
actuar con rectitud, lealtad y honestidad en las actuaciones administrativas.
ARTICULO 4. CELERIDAD EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las autoridades tienen el impulso oficioso de los
procesos administrativos· deben utilizar
formularios gratuitos para actuaciones en serie,
cuando la naturaleza de ellas lo haga posible y cuando sea asunto de su
competencia, suprimir los trámites innecesarios, sin que ello las releve de la
obligación de considerar y valorar todos los argumentos de los interesados y
los medios de pruebas decretados y practicados; deben incentivar el uso de las
tecnologías de la información y las comunicaciones a efectos de que los
procesos administrativos se adelanten con diligencia, dentro de los términos
legales y sin dilaciones injustificadas; y deben adoptar las decisiones
administrativas en el menor tiempo posible.
ARTICULO 5.
ECONOMIA EN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS. Las normas de procedimiento administrativo deben ser utilizadas para
agilizar las decisiones; los procedimientos se deben adelantar en el menor
tiempo y con la menor cantidad de gastos de quienes intervienen en ellos; las
autoridades administrativas y los particulares que cumplen funciones
administrativas no deben exigir más documentos y copias que los estrictamente
necesarios, ni autenticaciones ni notas de presentación personal sino cuando la
ley lo ordene en forma expresa, o tratándose de poderes especiales. En tal
virtud, las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar
el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de
calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas.
ARTICULO 6.
SIMPLICIDAD DE LOS TRÁMITES. Los
trámites establecidos por las autoridades deberán ser sencillos, eliminarse
toda complejidad innecesaria y los requisitos que se exijan a los particulares
deberán ser racionales y proporcionales a los fines que se persigue cumplir.
Las autoridades deben estandarizar los trámites,
estableciendo requisitos similares para trámites similares.
ARTICULO 7. PROHIBICION
DE DECLARACIONES EXTRA JUICIO. El
artículo 10 del Decreto 2150 de1995, modificado por el artículo 25 de la Ley
962 de 2005, quedará así:
"Artículo 10. Prohibición de declaraciones extra juicio. Se
prohíbe exigir como requisito para el trámite de una actuación administrativa
declaraciones extra juicio ante autoridad administrativa o de cualquier otra
índole. Para surtirla bastará la afirmación que haga el particular ante la
autoridad, la cual se entenderá hecha bajo la gravedad del juramento."
ARTICULO 8.
PROHIBICIÓN DE EXIGIR ACTUACION JUDICIAL PREVIA PARA LA DECISIÓN
ADMINISTRATIVA: Se prohíbe exigir
como requisito previo para obtener una decisión administrativa la interposición
de una acción judicial y la presentación de la copia de la providencia que
ordene el reconocimiento o adjudicación de un derecho.
ARTICULO 9.
PROHIBICIÓN DE EXIGIR DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN LA ENTIDAD: Cuando se esté adelantando un trámite ante la
administración, se prohíbe exigir actos administrativos, constancias,
certificaciones o documentos que ya reposen en la entidad ante la cual se está
tramitando la respectiva actuación.
Parágrafo. A partir del 1 de
enero de 2013, las entidades públicas contarán con los mecanismos para que
cuando se esté adelantando una actuación ante la administración y los
documentos reposen en otra entidad pública, el solicitante pueda indicar la
entidad en la cual reposan para que ella los requiera de manera directa, sin
perjuicio que la persona los pueda aportar. Por lo tanto, no se podrán exigir
para efectos de trámites y procedimientos el suministro de información que
repose en los archivos de otra entidad pública
ARTICULO 10.
PROHIBICIÓN DE EXIGENCIA DE COMPROBACION DE PAGOS ANTERIORES: Modifíquese el artículo 34 del Decreto 2150 de 1995,
modificado por el artículo 12 de la Ley 962 de 2005, el cual quedará así:
"Artículo 34: Prohibición de exigencia de
comprobación de pagos anteriores. En relación con los pagos que deben
efectuarse ante la Administración Pública o ante los particulares que cumplen
una función administrativa, queda prohibida la exigencia de comprobantes de
pago hechos con anterioridad, como condición para aceptar un nuevo pago, salvo
que este último implique la compensación de deudas con saldos a favor o pagos
en exceso, o los casos en que se deba acreditar, por quien corresponda, el pago
de períodos en mora al Sistema de Seguridad Social Integral".
ARTICULO 11.
DE LOS ERRORES DE CITAS, DE ORTOGRAFIA, DE MECANOGRAFIA O DE ARITMÉTICA. Ninguna autoridad administrativa podrá devolver o
rechazar solicitudes contenidas en formularios por errores de citas, de
ortografía, de mecanografía, de aritmética o similares, salvo que la
utilización del idioma o de los resultados aritméticos resulte relevante para
definir el fondo del asunto de que se trate y exista duda sobre el querer del
solicitante. Cualquier funcionario podrá corregir el error sin detener la
actuación administrativa, procediendo en todo caso a comunicar por el medio más
idóneo al interesado sobre la respectiva corrección.
ARTICULO 12.
PRESENTACIÓN DE SOLICITUDES, QUEJAS O RECLAMOS POR PARTE DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y
ADOLESCENTES. Los niños, niñas y
adolescentes podrán presentar directamente solicitudes, quejas o reclamos en
asuntos que se relacionen con su interés superior, su bienestar personal y su
protección especial, las cuales tendrán prelación en el turno sobre cualquier
otra.
ARTICULO 13.
ATENCIÓN ESPECIAL A INFANTES, MUJERES GESTANTES, PERSONAS EN SITUACIÓN DE
DISCAPACIDAD, ADULTOS MAYORES Y VETERANOS DE LA FUERZA PÚBLICA. Todas las entidades del Estado o particulares que
cumplan funciones administrativas, para efectos de sus actividades de atención
al público, establecerán mecanismos de atención preferencial a infantes,
personas con algún tipo de discapacidad, mujeres gestantes, adulto mayor y
veterano de la Fuerza Pública.
ARTICULO 14. PRESENTACIÓN
DE SOLICITUDES, QUEJAS, RECOMENDACIONES O RECLAMOS FUERA DE LA SEDE DE LA
ENTIDAD. Los
interesados que residan en una ciudad diferente a la de la sede de la entidad u
organismo al que se dirigen, pueden presentar sus solicitudes, quejas,
recomendaciones o reclamaciones a través de medios electrónicos, de sus
dependencias regionales o seccionales, Si ellas no existieren, deberán hacerlo
a través de aquellas en quienes deleguen en aplicación del artículo 9 de la Ley
489 de 1998, o a través de convenios que se suscriban para el efecto, En todo
caso, los respectivos escritos deberán ser remitidos a la autoridad
correspondiente dentro de las 24 horas siguientes.
ARTICULO 15. ACCESO DE LAS AUTORIDADES A LOS REGISTROS
PÚBLICOS. Las entidades públicas y
las privadas que cumplan funciones públicas o presten servicios públicos pueden
conectarse gratuitamente a los registros públicos que llevan las entidades
encargadas de expedir los certificados de existencia y representación legal de
las personas jurídicas, los certificados de tradición de bienes inmuebles, naves,
aeronaves y vehículos y los certificados tributarios, en las condiciones y con
las seguridades requeridas que establezca el reglamento. La lectura de la
información obviará la solicitud del certificado y servirá de prueba bajo la
anotación del funcionario que efectúe la consulta.
ARTICULO 16. EXTENSIÓN APLICACIÓN LEY 962 DE 2005: Los artículos 15 y 16 de la Ley 962 de 2005 serán
igualmente aplicables a los particulares que cumplen funciones administrativas.
ARTICULO 17. ELlMINACION DE HUELLA DACTILAR. Suprímase el requisito de imponer la huella dactilar
en todo documento, trámite, procedimiento o actuación que se deba surtir ante
las entidades públicas y los particulares que cumplan funciones
administrativas.
Excepcionalmente
se podrá exigir huella dactilar en los siguientes casos:
1.
Servicios
'financieros de entidades públicas
2.
Trámites
propios del Sistema General de Seguridad Social en Pensiones
3.
Trámites
ante Registro Públicos
4.
Trámites
relacionados con el Pasaporte y la Cédula de Extranjería
5.
Visas
y prórrogas de permanencia
6.
Escrituras
Públicas
7.
Visita
a internos e internas en Establecimientos de Reclusión del Instituto Nacional
Penitenciario y Carcelario -INPEC
8.
Cédula
de ciudadanía y tarjeta de identidad
9.
Autorización
para salida de menores de país
10. Cesión de derechos
11. Comercio de armas, municiones y
explosivos
12. Otorgamiento de poderes
13. Registros delictivos
14. Trámites para el registro de víctimas
y ayuda humanitaria
En todo caso la exigencia de la huella dactilar será
remplazada por su captura mediante la utilización de medios electrónicos
conforme a lo previsto en el presente Decreto.
ARTICULO 18. VERIFICACIÓN DE LA HUELLA DACTILAR POR
MEDIOS ELECTRÓNICOS. En los trámites
y actuaciones que se cumplan ante las entidades públicas y los particulares que
ejerzan funciones administrativas en los que se exija la obtención de la huella
dactilar como medio de identificación inmediato de la persona, ésta se hará por
medios electrónicos. Las referidas entidades y particulares contarán con los
medios tecnológicos de interoperabilidad necesarios para cotejar la identidad
del titular de la huella con la base de datos de la Registraduría Nacional del
Estado Civil.
Si
el trámite no requiere de la identificación inmediata de la persona, la
autoridad o el particular encargado de funciones administrativas coordinarán
con la Registraduria Nacional del Estado Civil el mecanismo de verificación de
la información requerida.
Cuando por razones físicas la persona que pretenda
identificarse no pueda imponer la huella dactilar o esta carezca de calidad
suficiente para identificarla, la verificación de la identidad se hará mediante
la comparación de su información biográfica con la que reposa en la base de
datos de la Registraduría Nacional del Estado Civil. De igual forma se
procederá para identificar a personas menores de siete (7) años, caso en el
cual deberá acompañarse copia del Registro Civil de Nacimiento.
La comprobación de identidad a través de la Registraduría
Nacional del Estado Civil no tendrá costo para la entidad pública o el
particular que ejerza funciones administrativas
Parágrafo 1. La identificación mediante la obtención
electrónica de la huella dactilar no excluye la presentación del documento de
identidad. En caso de que la persona no tenga documento de identidad, el
requisito se surtirá con la exhibición del comprobante del documento en
trámite, expedido por la Registraduría Nacional del Estado Civil, el cual se
presume auténtico.
Parágrafo 2. Cuando sea necesario, y con el fin de
obtener la huella dactilar en sitios distintos a su sede operativa, las
autoridades públicas o los particulares en ejercicio de funciones
administrativas podrán incorporar mecanismos móviles de obtención electrónica
remota de la huella dactilar. Las notarías del país están obligadas a contar
con sistemas de obtención electrónica remota de la huella dactilar.
Parágrafo 3. Para los efectos de este
artículo, entiéndase que el documento de identidad es la cédula de ciudadanía,
la cédula de extranjería, la tarjeta de identidad
o el pasaporte si el nacional que se identifica se
encuentra en el exterior.
Parágrafo 4. Los particulares que prestan servicios
públicos podrán incorporar mecanismos de obtención electrónica de la huella
dactilar de usuarios, clientes o consumidores cuando resulte indispensable para
evitar suplantaciones o fraudes, e inter-operar con la base de datos de la
Registraduría Nacional del Estado Civil para verificar su identidad.
Parágrafo transitorio. Las obligaciones a que se refiere
este artículo serán exigibles a las autoridades públicas y a los particulares
que cumplan funciones administrativas a partir de las siguientes fechas:
1.
Para
las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas en los
distritos y municipios de categoría especial, primera y segunda, así como para
las oficinas consulares de la República de Colombia, a partir del 1 de julio de
2012.
2.
Para
las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados
en los distritos y municipios de categoría tercera y cuarta, a partir del 1 de
enero de 2013.
3.
Para
las autoridades o particulares que cumplen funciones administrativas, ubicados
en los distritos y municipios de categoría quinta y sexta, a partir del 1 de
julio de 2013.
4.
Para
el Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario INPEC, a partir del 10 de
julio de 2013.
ARTICULO 19.
VERIFICACION DE LA IDENTIDAD DE PERSONAS MAYORES DE SIETE (7) AÑOS QUE NO HAYAN
CUMPLIDO LA MAYORIA DE EDAD.
La verificación de la identidad de personas mayores de siete (7) años que no
hayan cumplido la mayoría de edad se hará mediante la exhibición de la tarjeta
de identidad y la obtención de la huella dactilar, en los términos del artículo
anterior. No obstante, en los trámites que se realicen en el exterior, no se
les exigirá la tarjeta de identidad, sino el registro civil de nacimiento.
ARTICULO 20.
IDENTIFICACION DE LOS COLOMBIANOS RESIDENTES EN El EXTERIOR. Los colombianos residentes en el
exterior se identificarán ante las sedes diplomáticas y consulares nacionales a
través de los mecanismos señalados en este decreto.
ARTICULO 21. PROHIBICION
DE EXIGENCIA DE PRESENTACIONES PERSONALES O CERTIFICADOS PARA PROBAR LA FE DE
VIDA (SUPERVIVENCIA).
A partir del 1 de julio de 2012, la verificación de la
supervivencia de una persona se hará consultando únicamente las bases de datos
del Registro Civil de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Este servicio
es gratuito para la autoridad pública o el particular en ejercicio de funciones
administrativas. En consecuencia, a partir de esa fecha no se podrán exigir
certificados de la fe de vida (supervivencia).
La Registraduría Nacional del Estado Civil inter-operará
la base de datos del Registro Civil de Defunción con el sistema de información
Ministerio de Salud y Protección Social y con los que defina el Gobierno
Nacional, para que a través de del Ministerio sea consultada en línea por las
entidades de seguridad social que deban verificar la fe de vida (supervivencia)
de una persona. El reporte constituirá plena prueba de la existencia de la
persona.
ARTICULO 22.
ACREDITACION DE LA FE DE VIDA (SUPERVIVIENCIA) DE CONNACIONALES FUERA DEL PAIS. En todos los casos, la fe de vida
(supervivencia) de los connacional es fuera del país, se probará ante las
entidades que forman parte del Sistema General de Seguridad Social Integral,
cada seis (6) meses.
Se podrá acreditar mediante documento expedido por parte
de la autoridad pública del lugar sede donde se encuentre el connacional en el
que se evidencie la supervivencia. Los trámites de apostillaje se podrán
realizar ante el consulado de la respectiva jurisdicción, a través de medios
electrónicos o correo postal, conforme a lo establecido en el presente Decreto
y en el reglamento que expida el Gobierno Nacional.
Parágrafo. Sin perjuicio de lo establecido en el presente
artículo, los connacionales se deberán presentar una vez al año al consulado de
la respectiva jurisdicción donde residan para acreditar su supervivencia. El
certificado de fe de vida (supervivencia) el cual se presume auténtico, se
remitirá por parte de las autoridades consulares a través de medios
electrónicos, a la entidad del Sistema General de Seguridad Social Integral que
indique el ciudadano.
ARTICULO 23. ADMINISTRACION DE LA BASE DE DATOS DEL REGISTRO CIVIL DE
DEFUNCION. La Registraduría Nacional
del Estado Civil administrará la base de datos del Registro Civil de Defunción
la cual se alimentará con la Información
que remitan las notarías, los consulados, los registradores del estado civil y
las demás autoridades encargadas de llevar el registro civil.
Las autoridades o particulares que presten el servicio de
Registro Civil deberán implementar los mecanismos tecnológicos necesarios para interpelar
con la Registraduría Nacional del Estado Civil, a fin de reportar en tiempo
real los registros civiles de defunción tramitados en sus dependencias.
Así mismo, las autoridades públicas
competentes, los hospitales, las funerarias y los parques cementerios están
obligados a reportar a la Registraduría Nacional del Estado Civil, dentro de
los cinco (5) primeros días de cada mes, la información de los fallecimientos
respecto de los cuales tengan noticia por el ejercicio de sus funciones
O con motivo de la prestación de los servicios
funerarios. La información debe incluir, como mínimo y cuando ello sea posible,
la identidad de la persona fallecida -con nombres y apellidos-y el tipo y
número de documento de identidad. La Registraduría Nacional del Estado Civil
determinará la forma en que debe tramitarse este reporte.
La Registraduría Nacional del Estado Civil efectuará las
verificaciones pertinentes y cruzará, corregirá, cancelará, anulará e
inscribirá de oficio los datos de los Registros Civiles de Defunción.
Con el fin de garantizar la confiabilidad y actualidad de
la base de datos del Registro Civil de Defunción, las funerarias y parques
cementerios sólo podrán inhumar o cremar personas fallecidas cuando se acompañe
el certificado médico de defunción, el dictamen del Instituto de Medicina Legal
y Ciencias Forenses o la orden de autoridad competente.
La Registraduría Nacional del Estado Civil definirá el
formato único que deberán diligenciar los médicos, el Instituto de Medicina
Legal y Ciencias Forenses -sus regionales y seccionales-y las autoridades
competentes cuando certifiquen la muerte de una persona. El formato contará con
las exigencias técnicas que permitan la completa identificación de la persona
fallecida, incluida la obtención electrónica de las huellas dactilares, cuando
esto sea posible.
El Instituto Nacional de Medicina Legal y Ciencias Forenses
-incluidas sus regionales y seccionales-sólo utilizará mecanismos electrónicos
para obtener las huellas dactilares de la persona fallecida, cuando sea posible
por las condiciones del cadáver.
Parágrafo transitorio. Dentro de los seis (6) meses siguientes,
contados a partir de la entrada en vigencia del presente Decreto, los notarios
deben procesar, actualizar y entregar a la Registraduría Nacional del Estado
Civil la información relativa a los registros de defunción que posean en sus
archivos. El incumplimiento de esta obligación será sancionada conforme a lo
previsto en la Ley 734 de 2002.
ARTICULO 24. FUNCIONES ESPECIALES DE LAS NOTARIAS. Las notarías que presten sus servicios en municipios
o distritos hasta de segunda categoría están obligadas a expedir los registros
civiles de nacimiento y defunción en los hospitales y clínicas, mediante
mecanismos de obtención electrónica de la huella dactilar, si ello fuere
posible.
Para este efecto, la Superintendencia de Notariado y
Registro identificará los notarios que deban prestar el servicio, las clínicas
y hospitales, y los horarios de atención.
Es potestativo de los padres o representante legal del
recién nacido inscribirlo ante el funcionario de la notaría que atienda en el
hospital o la clínica.
ARTICULO 25. ELIMINACIÓN
DE AUTENTICACIONES Y RECONOCIMIENTOS.
Todos los actos de funcionario público competente se presumen auténticos. Por
lo tanto no se requiere la autenticación en sede administrativa o notarial de
los mismos. Los documentos producidos por las autoridades públicas o los
particulares que cumplan funciones administrativas en sus distintas
actuaciones, siempre que reposen en sus archivos, tampoco requieren
autenticación o reconocimiento.
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la
presentación, suministro o entrega de documentos originales autenticados o
copias o fotocopias autenticados, sin perjuicio de los controles o
verificaciones que dichas entidades deban realizar, salvo para el
reconocimiento o pago de pensiones.
Los documentos privados, tuvieren o no como destino
servir de prueba en actuaciones administrativas, incluyendo los provenientes de
terceros, se presumen auténticos, mientras no se compruebe lo contrario
mediante tacha de falsedad, con excepción de los poderes especiales y de las
actas de asamblea general de accionistas, junta de socios y demás actos de
personas jurídicas que deban registrarse ante las Cámaras de Comercio, las
cuales deberán ser presentadas personalmente por sus otorgantes ante el
secretario de la respectiva Cámara.
Las copias simples que expidan los notarios de los
documentos que reposan en los respectivos protocolos no se autenticarán, salvo
que el interesado así lo solicite.
ARTICULO 26. DIVULGACIÓN
Y GRATUIDAD DE FORMULARIOS OFICIALES PARA LA PRESENTACIÓN DE DECLARACIONES Y
REALIZACIÓN DE PAGOS.
El artículo 4 de la Ley 962 de 2005, quedará así:
"Artículo 4. Divulgación y gratuidad de formularios
oficiales para la presentación de declaraciones y realización de pagos. Cuando
sea del caso, los destinatarios a quienes se les aplica el presente
Decreto-Ley, deberán habilitar los mecanismos necesarios para poner a
disposición gratuita y oportuna de los interesados el formato definido
oficialmente para el respectivo período en que deba cumplirse el deber u
obligación legal, utilizando para el efecto formas impresas, magnéticas o
electrónicas.
Las entidades públicas y los particulares que ejercen
funciones administrativas deberán colocar en medio electrónico, a disposición
de los particulares, todos los formularios cuya diligencia se exija por las
disposiciones legales. En todo caso, para que un formulario sea exigible al
ciudadano, la entidad respectiva deberá publicarlo en el Portal del Estado
colombiano. Las autoridades dispondrán de un plazo de tres meses contados a
partir de la publicación del presente decreto, para publicar los formularios
hoy existentes.
Para
todos los efectos legales se entenderá que las copias de formularios que se
obtengan de los medios electrónicos tienen el carácter de formularios
oficiales."
ARTICULO 27. PAGO DE
OBLIGACIONES A FAVOR DEL ESTADO O DE LOS PARTICULARES QUE POR VIRTUD DE LA LEY
RECAUDEN RECURSOS PÚBLICOS.
El artículo 4 del Decreto 2150 de 1995, quedará así:
"Artículo 4. Pago de obligaciones a favor del Estado
o de los particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos. El
pago de obligaciones dinerarias relacionadas, entre otros, con tributos,
estampillas, derechos, regalías, multas, a favor de las autoridades o de los
particulares que por virtud de la ley recauden recursos públicos podrá
realizarse a través de cualquier medio de pago, incluyendo las transferencias
electrónicas de fondos, abono en cuenta y sistemas de crédito mediante la
utilización de tarjetas.
Para tal efecto, tales autoridades y particulares deberán
difundir las tablas y las tarifas que con fundamento en la ley les permitan a
los deudores efectuar la liquidación y pago de tales obligaciones. En caso de
que la entidad incumpla esta obligación, el particular podrá cancelarla en el
mes siguiente a su vencimiento.
Las entidades y organismos públicos y particulares que
prestan función administrativa deberán adelantar las gestiones necesarias para
viabilizar los pagos por medios electrónicos".
ARTICULO 28.
COMPROBANTES DE DESCUENTOS Y RETENCIONES. Las entidades públicas y las privadas que cumplan funciones
administrativas o presten servicios públicos que paguen o abonen en cuenta a
favor de cualquier persona una obligación a su cargo deberán certificar los
descuentos o las retenciones que le hayan sido practicados al beneficiario con
indicación precisa de la norma legal con que se haya procedido. Para tal
efecto, podrán enviar la certificación a la dirección electrónica que haya
registrado el beneficiario e implementar en su página Web, un mecanismo para
que exclusivamente los beneficiarios puedan consultar y descargar los
comprobantes de pago con la discriminación de los descuentos y retenciones que
le fueron practicados.
ARTICULO 29.
CERTIFICACIONES DE INDICADORES ECONOMICOS. Las entidades legalmente obligadas para el efecto,
surtirán el trámite de certificación del interés bancario corriente, la tasa de
cambio representativa del mercado, el precio del oro, y demás indicadores
macroeconómicos requeridos en procesos administrativos o judiciales, mediante
su publicación en su respectiva página web, una vez hayan sido expedidas las
respectivas certificaciones. Esta información, así como los datos históricos,
mínimo de los últimos diez (10) años, debe mantenerse a disposición del público
en la web para consulta permanente.
Ninguna autoridad podrá exigir la presentación de estas
certificaciones para adelantar procesos o actuaciones ante sus despachos, para
lo cual bastará la consulta que se haga a la web de la entidad que certifica.
ARTICULO 30. DENUNCIA
POR PÉRDIDA DE DOCUMENTOS:
Ninguna autoridad administrativa podrá exigir la presentación de denuncia por
pérdida de documentos con el fin de tramitar la expedición del duplicado o
remplazo correspondiente, para lo cual bastará la afirmación del peticionario
sobre tal circunstancia, la cual se entenderá efectuada bajo la gravedad del
juramento.
Lo
previsto en el presente artículo no aplicará a los documentos de identificación
de los miembros de la fuerza pública y de los cuerpos de seguridad del Estado.
ARTICULO 31. INSCRIPCIÓN DE ACTOS JURIDICOS,
HECHOS JURIDICOS Y PROVIDENCIAS JUDICIALES EN REGISTRO CIVIL. Todos los actos jurídicos, hechos
jurídicos y providencias judiciales que constituyen fuente del registro civil o
que afecten el mismo, podrán inscribirse en cualquier oficina del territorio
nacional o en los consulados de Colombia en el exterior.
ARTICULO 32. CONSEJOS Y JUNTAS
DIRECTIVAS NO PRESENCIALES.
Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de los consejos o juntas
directivas de las entidades que integran la Administración Pública o de los particulares
que cumplan funciones públicas o recauden y administren recursos de origen
público, cuando por cualquier medio todos sus miembros puedan deliberar o
decidir por comunicación simultánea o sucesiva. En este último evento, la
sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el
medio empleado. En todo caso, mínimo un cuarenta por ciento de las reuniones
surtidas dentro de un mismo año calendario deben ser presenciales.
ARTICULO 33. ACTAS DE LAS ENTIDADES
PÚBLICAS. Las decisiones
de los consejos superiores o de los cuerpos colegiados de la administración
pública se harán constar en actas aprobadas por los mismos, o por las personas
que se designen en la reunión para tal efecto, y firmadas por quien la presida
y por quien sirva de secretario, en las cuales deberá indicarse, además, los
votos emitidos en cada caso.
Cuando
las decisiones consten en actas, la copia de éstas, autorizada por el
secretario general o por el representante de la entidad, será prueba suficiente
de los hechos que consten en las mismas, mientras no se demuestre la falsedad
de la copia o de las actas. Respecto a decisiones que deban constar en actas, a
los funcionarios no les será admisible prueba distinta para establecer hechos
que deban constar en ellas.
ARTICULO 34. ACTUACIÓN
EN SEDE ADMINISTRATIVA.
Excepto cuando se trate de la interposición de recursos, en ninguna otra
actuación o trámite administrativo se requerirá actuar mediante abogado.
ARTICULO 35. SOLICITUD DE RENOVACIÓN
DE PERMISOS, LICENCIAS O AUTORIZACIONES. Cuando el ordenamiento jurídico permita la renovación de
un permiso, licencia o autorización, y el particular la solicite dentro de los
plazos previstos en la normatividad vigente, con el lleno de la totalidad de
requisitos exigidos para ese fin, la vigencia del permiso, licencia o
autorización se entenderá prorrogada hasta tanto se produzca la decisión de
fondo por parte de la entidad competente sobre dicha renovación.
Si no
existe plazo legal para solicitar la renovación o prorroga del permiso,
licencia o autorización, ésta deberá presentarse cinco días antes del
vencimiento del permiso, licencia o autorización, con los efectos señalados en
el inciso anterior.
ARTICULO 36. PRESUNCIÓN DE VALIDEZ DE
FIRMAS. El artículo
24 de la Ley 962 de 2005, quedará así:
"Artículo 24. Presunción
de validez de firmas. Las firmas de particulares impuestas en documentos
privados, que deban obrar en trámites ante autoridades públicas no requerirán
de autenticación. Dichas firmas se presumirán que son de la persona respecto de
la cual se afirma corresponden. Tal presunción se desestimará si la persona de
la cual se dice pertenece la firma, la tacha de falsa, o si mediante métodos
tecnológicos debidamente probados se determina la falsedad de la misma.
Los documentos que implican transacción, desistimiento y,
en general, disposición de derechos, deberán presentarse y aportarse a los
procesos y trámites administrativos de acuerdo con las normas especiales
aplicables. De la misma manera, se exceptúan los documentos relacionados con el
sistema de seguridad social integral y los del magisterio".
ARTICULO 37. INSTRUCCIONES DE LAS
SUPERINTENDENCIAS A SUS VIGILADOS. En
ejercicio de sus funciones de inspección, vigilancia y control, las
Superintendencias y demás entidades que cumplan funciones de policía
administrativa, impartirán instrucciones a sus vigilados para que no exijan más
requisitos, trámites o procedimientos de los estrictamente necesarios, y
orientarlos al logro de objetivos de eficiencia, economía, celeridad, y
racionalización de trámites que beneficien al ciudadano.
Para tal efecto, recomendarán, entre otros, el uso de las
tecnologías de la información y el comercio electrónico; la implementación del
sistema de turnos; la facilitación de trámites a través de sistemas no
presenciales; la estandarización de formularios, trámites y procesos; el uso de
mecanismos de comparación de productos, precios, calidades y servicios de
manera que se hagan visibles las fortalezas y debilidades de los productos y
servicios que se ofrecen en el mercado; regular los horarios de mercadeo por
teléfono y por correo y los horarios y los métodos de cobranza; determinar que
quien haga oferta al público debe incluir en ella todas las condiciones y
restricciones de acceso en forma clara e integral; y, fomentar el
fortalecimiento de las asociaciones de consumidores y usuarios.
Así mismo, con el fin de garantizar el principio de
igualdad de las personas frente a los prestadores de servicios públicos,
impartirán las instrucciones a sus vigilados para hacer extensivo a ellos los
principios y reglas de racionalización de trámites y procedimientos a los que
se refiere este Decreto.
ARTICULO 38. FORMULACIÓN DE POLITICA
PÚBLICA DE RACIONALIZACIÓN DE TRÁMITES. La formulación de la política de racionalización de
trámites estará a cargo del Departamento Administrativo de la Función Pública,
organismo que velará para que ésta se aplique en el Estado Colombiano, con el
apoyo del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y del
Ministerio de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, TICS.
Para tal fin, la política pública atenderá, entre otros,
a los siguientes principios:
Racionalizar, a través de la simplificación,
estandarización, eliminación, optimización y automatización, los trámites y
procedimientos administrativos y mejorar la participación ciudadana y la
transparencia en las actuaciones administrativas, con las debidas garantías
legales.
Facilitar el acceso a la información y ejecución de los
trámites y procedimientos administrativos por medios electrónicos, creando las
condiciones de confianza en el uso de los mismos.
Contribuir a la mejora del
funcionamiento interno de las entidades públicas que cumplan una función
administrativa, incrementando la eficacia y la eficiencia de las mismas
mediante el uso de las tecnologías de la información, cumpliendo con los
atributos de seguridad jurídica propios de la comunicación electrónica.
ARTICULO 39.
PROCEDIMIENTO PARA ESTABLECER LOS
TRÁMITES AUTORIZADOS POR LA LEY.
El numeral segundo del artículo primero de la Ley 962 de
2005, quedará así:
Procedimiento para establecer los
trámites autorizados por la ley.
Las entidades públicas y los particulares que ejercen una función
administrativa expresamente autorizadas por la ley para establecer un trámite,
deberán previamente someterlo a consideración del Departamento Administrativo
de la Función Pública adjuntando la manifestación del impacto regulatorio, con
la cual se acreditará su justificación, eficacia, eficiencia y los costos de
implementación para los obligados a cumplirlo; así mismo deberá acreditar la existencia
de recursos presupuestales y administrativos necesarios para su aplicación. En
caso de encontrarlo razonable y adecuado con la política de simplificación,
racionalización y estandarización de trámites, el Departamento Administrativo
de la Función Pública autorizará su adopción e implementación.
Para el cumplimiento de esta función el Departamento
Administrativo de la Función Pública contará con el apoyo de los Comités
Sectoriales e Intersectoriales creados para tal efecto. Asimismo, podrá
establecer mecanismos de participación ciudadana a fin de que los interesados
manifiesten sus observaciones.
El Director del Departamento Administrativo de la Función
Pública rendirá, al inicio de cada período de sesiones ordinarias, informe a
las Comisiones Primeras de cada Cámara sobre la expedición de los nuevos
trámites que se hayan adoptado.
Parágrafo 1. El procedimiento previsto en el
presente artículo no se aplicará cuando se trate de adoptar trámites
autorizados por los decretos expedidos durante los estados de excepción, con
motivo de la declaratoria de un estado de catástrofe o emergencia natural o
cuando se requiera la adopción inmediata de medidas sanitarias para preservar
la sanidad humana o agropecuaria.
Parágrafo 2. Las Asambleas Departamentales y los
Concejos Distritales o Municipales únicamente podrán adoptar, mediante
ordenanza o acuerdo, las medidas que se requieran para la implementación o
aplicación de los trámites creados o autorizados por la Ley."
AR1"ICULO 40. INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD. Sin
perjuicio de las exigencias generales de publicidad de los actos
administrativos, para que un trámite o requisito sea oponible y exigible al
particular, deberá encontrarse inscrito en el Sistema Único de Información de
Trámites y Procedimientos -SUIT-del Departamento Administrativo de la Función
Pública, entidad que verificará que el mismo cuente con el respectivo soporte
legal.
El contenido de la información que se publica en el SUIT
es responsabilidad de cada una de las entidades públicas, las cuales tendrán la
obligación de actualizarla dentro de los tres (3) días siguientes a cualquier
variación.
Parágrafo. El Departamento Administrativo de la Función Pública
con el apoyo del Ministerio de Tecnologías de la Información y las
Comunicaciones, especialmente el Programa Gobierno en Línea, deberá fortalecer
el SUIT y depurar la información contenida en el mismo, de tal manera que
permita el acceso y actualización de manera clara y ágil al usuario, reflejando
las cadenas de trámites. Para tal efecto, las entidades deberán prestar el
apoyo y suministrar información requerida.
Dentro de los seis meses siguientes a la vigencia del
presente Decreto, el Departamento Administrativo de la Función Pública deberá
organizar y depurar la información contenida en dicho sistema.
ARTICULO 41. COMPETENCIA
DE UNIFICACIÓN. El
Departamento Administrativo de la Función Pública velará por la permanente
estandarización de los trámites dentro de la Administración Pública y
verificará su cumplimiento cuando se inscriban los mismos en el Sistema Único
de Información de Trámites SUIT. Los trámites que no cumplan con esta condición
serán devueltos para hacer los ajustes pertinentes. Se entiende por
estandarización el deber de la administración de establecer trámites equivalentes
frente a pretensiones equivalentes o similares que pueda presentar una persona
ante diferentes autoridades.
Corresponde igualmente al Departamento Administrativo de
la Función Pública velar porque las entidades públicas no pidan la misma
información en distinto formato.
CONCLUSIONES
·
La
ley anti tramite es una ley beneficiaria no solo para el sector administrativo
sino para toda persona natural o particular que se acoja a este decreto y
necesite o realice cualquier acto de índole administrativo.
·
Es
muy interesante aprender y estudiar, todos los documentos o tramites que este
decreto suprimió, pues es este su objetivo principal, el modificar los trámites
innecesarios en la administración pública, esto para no incurrir en gastos
innecesarios, tiempo mal gastado, errores en los procesos, etc.
·
Todas
las entidades que realicen actos administrativos deberán sujetarse y acoger
este decreto desde su fecha de publicación, y a su vez aplicar esta con rapidez
para el eficiente procesamiento del trámite, suprimiendo documentos
innecesarios, utilizando formularios de forma gratuita, incentivando el uso de
tecnologías de información, para que los procesos administrativos se adelanten
con diligencia dentro de los términos legales.
·
Las
entidades no deberán solicitar ni exigir documentos no necesarios, copias más
de las estipuladas por la ley, ni autenticaciones o notas si no cuando la ley
lo exija. Los procedimientos se deben adelantar en el menor tiempo posible y
con la menor cantidad de gastos posibles, procurando el más alto nivel de
calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de los particulares.
·
Todos
los tramites deberán hacerse de manera sencilla, basándose en simplicidad
eliminando toda complejidad que a largue el proceso y complique o dificulte el
trámite de esta manera ahorrar tiempos muertos en los que se falla o comete
errores en el proceso.
·
De
esta manera la ley anti tramite con su decreto de 2012 lo que hizo fue
facilitar y simplificar los trámites existentes en la administración pública, y
aunque desde mi punto de vista general aún faltan muchas cosas por modificar,
me parece súper bueno tantos documentos que se dejaron de exigir en varias de
las entidades públicas.
A su vez
también pienso que el uso de las tecnologías de la información, de páginas web,
será como la pauta para el cambio en las largas colas, en el error en el
proceso del trámite, y en demasiadas cosas más en las cuales por lo general se
distorsiona la idea principal del documento. Es importante saber de estas TICS
manejarlas a su plenitud e informarse a diario de las nuevas tendencias y los
nuevos avances que en ellas se hagan.
En general
se trata de un mejor funcionamiento de las entidades públicas, de una mejor
atención a las personas particulares o naturales, de evitar procesos o
diligencias absurdas que lo único en lo que incurren es en perder tiempo y
gastar más dinero, por ello el decreto 0019 de 2012 de la ley 962 de 2005 es un
decreto de suma importancia para que todos lo tengamos en cuenta lo estudiemos
y le saquemos el mejor provecho a este y así contribuir a opiniones de que más
se puede hacer para mejorar los tramites de la administración pública.
Muchas
Gracias.
Juan David Robles Gonzalez
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JUAN DAVID ROBLES GONZALEZ
Auxiliar Contable
Transcriptor: Juan Robles
